外国文認証とは、外国語で作成された私署証書及び外国語又は日本語で作成され、外国において使用される私署証書に対する認証のことを言い、一般に略してこのように呼ばれています。
私署証書とは、私文書のうち、作成者の署名か、署名又は記名と押印のある文書のことです。
公証人の認証は、その私署証書を作成名義人本人が作成したことを証明するものです。
私署証書の認証は、日本文と外国文であっても手続きは同じです。
日本では、私文書を官公庁や会社などに提出する際に公証人の認証を求められることはほとんどないと思います。なぜなら、日本では印鑑登録制度が充実していて、印鑑登録した実印を私文書に押し、印鑑証明書を文書と一緒に添付して当該官公庁等に提出すれば証明が足りるからです。
ところが、海外に目を向けると、印鑑制度そのものが存在せず、官公庁や会社などに提出する私文書には公証人の認証を求められることがほとんどです。そのため、実務上は、公証人の行う私署証書の認証のほとんどが、外国文認証で、外国の官公庁等に提出する文書に対するものです。
外国文書認証の中に、アフィダビット（Affidavit）（「宣誓供述書」と訳されます。）と呼ばれるものもあります。アフィダビットとは、法廷外で公証人その他宣誓を司る者の面前で宣誓した上、記載内容が真実であることを確約し、署名したものを言います。英米両国をはじめ多くの国で使われています。しかし、Affidavitと言う表題があっても、必ずしも我が国の「宣誓供述書」（宣誓認証された私書証書）と法律的に同一の性質を持つ文書とは限りません。
また、Affidavitの文言だったり、あるいは、swear、takeanoathいった宣誓を表すような文言がある外国文書の認証については、単なる署名認証ではなく、宣誓認証が要求されていることが多いと思われます。なお、署名の真正の確認方法についても、自認認証や代理自認（代理認証）ではなく、目撃認証（面前認証）が求められることも少なくありません。そのため、弊所としては、その証書の提出を求める外国機関等がどのレベルの認証まで必要としているのかを十分調査して、事前に公証人と打ち合わせを行い、必要な認証となるように皆様のサポートをすることが大きな役割の一つでもあります。
認証後は、文書が海外の送付先で問題なく受け入れられるためには、その文書が真正に作成されたことが、相手方において容易に確認できなければなりません。その確認の手段として考え出されたのが、二重三重の公的機関による認証、証明手続きです。
まず、文書に記載された署名を公証人が認証後、その証明者の署名や公印を別の公的機関が更に証明するという制度です。他の機関の公的証明をLegalization(リーガリゼーション)と言います。
このように、公証人の認証後の手続としては、リーガリゼーションが伴うのが通常ですが、常に必要とされるのではなく、文書を受ける相手方が民間会社等で、相手国の公的機関に提出する必要のないときなど相手方に異論がなければ公証人の認証（ノータリゼーションという。）だけの場合もあります。
なお、公証人の認証後の公的機関による公的証明（リーガリゼーション）の手続は、当該私文書の署名者が自ら行う必要はなく、第三者に依頼することも可能な場合があります。
公証人の認証後の主な流れ
- その公証人の所属する法務局（地方法務局）の長からその私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明を受ける。
- 次に外務省においてその法務局長の公印が間違いないことの証明を受ける。(郵送でも可）
- 最後に提出先の国の駐日大使館（領事館）の証明（これを「領事認証」という。）を受ける
という流れになります。
領事認証に至るまでの二重、三重の証明手続は証明力を担保するためでもあるため、手続きは煩雑です。そこで、その簡素化を図るため、領事認証を不要とする取り決め「ハーグ条約」が締結され、日本もこれに加盟ししました。その結果、条約加盟国の間で行使される場合には、条約で定めた形式の外務省のAPOSTILLE（アポスティーユ）という公印証明を受ければ（郵送でも可）、日本にある当事国の領事認証が不必要になり、上記３．の手続きが省略でき、その私文書を直ちに提出先の外国官公署に送ることができます。
提出先の国がハーグ条約に加盟しているかはこちらの外務省のHPから確認できます
→→→ハーグ条約加盟国一覧
【ハーグ条約未加盟国における一部例外事例】
カナダはハーグ条約の非加盟国です。そのため、本来は書類に公証役場で公証人の認証、法務局長の公証人押印証明、外務省の公印確認、駐日大使館の領事認証といった手続き（Legalization(リーガリゼーション)）を取得する必要があります。
しかし、カナダの国内法のCanada Evidence Act 54(2) (54条第２項）にはカナダ国外の公証役場で公証人の認証を取得すれば、外務省や大使館の認証は必要ないとする規定があります。（下記一部抜粋版）
Documentary Evidence
Marginal note:Documents to be admitted in evidence
54 (1) Any document that purports to have affixed, impressed or subscribed on it or to it the signature of any person authorized by any of paragraphs 52(a) to (d) to administer, take or receive oaths, affidavits, solemn affirmations or declarations, together with their seal or with the seal or stamp of their office, or the office to which the person is attached, in testimony of any oath, affidavit, solemn affirmation or declaration being administered, taken or received by the person, shall be admitted in evidence, without proof of the seal or stamp or of the person’s signature or official character.
Marginal note:Status of statements
(2) An affidavit, solemn affirmation, declaration or other similar statement taken or received in a foreign country by an official referred to in paragraph 52(e) shall be admitted in evidence without proof of the signature or official character of the official appearing to have signed the affidavit, solemn affirmation, declaration or other statement.
52 This Part extends to the following classes of persons:
(a) officers of any of Her Majesty’s diplomatic or consular services while performing their functions in any foreign country, including ambassadors, envoys, ministers, charges d’affaires, counsellors, secretaries, attaches, consuls general, consuls, vice-consuls, pro-consuls, consular agents, acting consuls general, acting consuls, acting vice-consuls and acting consular agents;
(b) officers of the Canadian diplomatic, consular and representative services while performing their functions in any foreign country or in any part of the Commonwealth and Dependent Territories other than Canada, including, in addition to the diplomatic and consular officers mentioned in paragraph (a), high commissioners, permanent delegates, acting high commissioners, acting permanent delegates, counsellors and secretaries;
(c) Canadian Government Trade Commissioners and Assistant Canadian Government Trade Commissioners while performing their functions in any foreign country or in any part of the Commonwealth and Dependent Territories other than Canada;
(d) honorary consular officers of Canada while performing their functions in any foreign country or in any part of the Commonwealth and Dependent Territories other than Canada;
(e) judicial officials in a foreign country in respect of oaths, affidavits, solemn affirmations, declarations or similar documents that the official is authorized to administer, take or receive; and
このため、カナダ国内の官公署に書類を提出する場合、日本の公証役場で必要書類に公証人の認証を取得する手続きをされる方が多いです。また、永住権等の必要書類で証明者として署名する場合でも、公証人から被証明者との関係を証明する書類（戸籍謄本の写しなど）の提示を求めれることがありますので、事前の公証人との打ち合わせが重要となってきます。
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